Tässä artikkelissa käydään läpi hankinnan kokonaisuutta sekä palvelun kokonaisuutta, mitä se pitää sisällään. Ennen kuin aloitat palvelun hankkimisen, keskustele oman organisaatiosi tietohallinnon kanssa, voisiko prosessin tehdä heidän kanssa yhdessä.
Tutustu GAFE-palveluun:
Kustannuksista
GAFE-palvelu on täysin ilmainen oppilaitoksille. Yrityspuolelle suunnattu versio on maksullinen.
Huomioita
GAFE-palvelu on täysin ilmainen
Domain-tunnuksesta muodostuu kiinteä vuosikulu, mikä on noin 50,00€/vuosi
Palvelun ylläpitämisestä muodostuu tietenkin henkilöstökuluja (jonkun pitää luoda tunnukset).
GAFE-palvelu on mainosvapaa eli mainoksia ei näy
GAFE palvelun hankinta
Ennen kuin aloitat täyttämään hakemusta, mieti mihin domain-tunnukseen (esim. www.byodroid.fi) rekisteröit paketin. Tämä domain-tunnus määrää muun muassa opiskelijoiden sekä opettajien sähköpostiosoitteiden loppuosan (etunimi.sukunimi@varattudomain.tunnus).
Huomioita
Sinulla pitää olla käyttöoikeudet domainiin, sillä aktivointivaiheessa asetuksia joudutaan muokkaamaan (jos sinulla on domain, johon rekisteröit paketin).
Jos rekisteröit uuden domainin, niin tee se oppilaitoksesi nimiin. Googlelta tulee takaisin viestiä, että rekisteröinti ei onnistu, jos domain on henkilökohtaisessa nimissäsi.
Jos haluat sitoa GAFE-paketin koulusi osoitteeseen, niin varmista asia tietohallinnosta tai henkilöltä, joka vastaa domainin ylläpidosta! Tarvittaessa tietohallinto pystyy luomaan käyttöönne alidoimainin, jolloin tunnus olisi esimerkiksi etunimi.sukunimi@edu.oppilaitoksendomain.fi
Domain-tunnus
Kaksi vaihtoehtoista tapaa
Varaa oma webhotelli jonkun palveluntarjoajan kautta (esimerkiksi Neobitti). Peruspaketti riittää, koska kaikki tila tulee Googlen kautta. Kustannukset ovat n. 20€/vuosi (plus domaintunnus 17€/v)
GAFE-rekisteröinnin yhteydessä voi varata domainin ja maksaa sen luottokortilla (10€/vuosi sisältäen .com päätteisen domaintunnuksen. Hinta vaihtelee domainpäätteen mukaan).
Sivulla 2. kysytään onko käytössä oma domain vai rekisteröitkö domainin googlen kautta 10€/vuosi (hinta vaihtelee domainpäätteen mukaan)
Sivulla 3. luot tunnuksen ja hyväksyt ehdot.
GAFE-palvelun tilaus on valmis
Tämän jälkeen voit kirjautua hallintakonsoliin admin.google.com. Hallintakonsolissa on selkeät ohjeet, miten aktivoit domainin ja laitat asetukset kuntoon.
Kun olet saanut asetukset kuntoon ja kaikki toimii, voit siirtyä käyttämään palvelua. Tässä vaiheessa tilien luominen on rajoitettu 10 käyttäjään ja “Laskutus” välilehdellä näkyy teksti
“Google Apps for Education your trial expires within 30 days”.
Tämä tarkoittaa sitä, että sinulla on käytössä testiympäristö, joten seuraavaksi pitää anoa päivitystä EDU versioon.
Mene osoitteeseen https://support.google.com/a/answer/72223?hl=en ja klikkaa linkkiä “upgrade to Google Apps for Education form”. Täytä lomakkeen tiedot ja klikkaa lähetä. Tämän jälkeen sähköpostiisi tulee vahvistusviesti “Request for Google Apps Education Upgrade”. Käsittelyyn menee aikaa noin 1-2 viikkoa. Kun hakemus on hyväksytty, saat Googlelta sähköpostia ja Laskutus- välilehdellä näkyy teksti “Ilmainen tilaus”.
Google tarkistaa jokaisen hakijan taustat ja yleisin ongelma palvelun eväämiseen johtuu domain-tunnuksen rekisteröintitiedoista. Jos domain-tunnus on rekisteröity yksityishenkilön nimiin, Google tulkitsee asian, että kyseessä ei ole oppilaitos. Tämän vuoksi on hyvin tärkeää, että domain-tunnus on rekisteröity oppilaitoksen nimellä!
Kun palvelu on käytössä, voit myöhemmin lisätä GAFE-palveluun myös muita domain-osoitteita. Jos samalla paikkakunnalla on useita kouluja ja heillä on omat domain-tunnukset, niin yhteen GAFE- pakettiin voidaan lisätä kaikki domain-tunnukset, jolloin jokainen koulu saa tehtyä osoitteet oman koulunsa tiedoilla.
